Huishoudelijk reglement Dorpsraad Brummen

  • Doelstelling:
  1. De dorpsraad stelt zich ten doel:
  2. De kwaliteit van de leefomgeving te handhaven en te bevorderen in de ruimste zin van het woord. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan verkeersinfrastructuur, groenbeheer, woningbouw en uitwerking van centrumplannen.
  3. Het stimuleren van overheidsbeleid dat de leefbaarheid van het dorp ten goede komt.
  4. Het in lid a genoemde te bereiken door het vormen van een communicatiestructuur tussen de bewoners van het dorp Brummen en de gemeente Brummen.

 

  • Werkgebied:

Het werkgebied van de dorpsraad omvat het dorp Brummen.

 

  • Werkterrein:

De activiteiten van de dorpsraad hebben betrekking op de volgende onderwerpen:
ruimtelijke ordening, huisvesting, dorpsvernieuwing, openbare werken, dorpsvoorzieningen, openbare orde, veiligheid, verkeer, recreatie, sport, cultuur, onderwijs, milieubeheer.

  • Bestuur:
  1. De Dorpsraad streeft er naar dat de bestuursleden een zo representatief mogelijk beeld geven van het dorp Brummen.
  2. Het DB bestaat uit 3 leden: voorzitter, secretaris en penningmeester. Zij worden gekozen uit en door de leden van de dorpsraad.
  3. Het DB is verplicht ten minste 1x per kwartaal een vergadering van de dorpsraad bijeen te roepen. Alle vergaderingen zijn openbaar voor de bewoners van de dorp; doch het bestuur houdt zich het recht voor om indien nodig een besloten c.q. gedeeltelijk besloten vergadering te houden.
  4. De jaarstukken worden door het bestuur vastgesteld en vervolgens op een door het bestuur nader te bepalen wijze ter kennis van de bewoners van het dorp Brummen gebracht.
  5. Bij het aftreden van dorpsraadsleden tijdens hun zittingsperiode wordt in de vacature voorzien op de eerstvolgende Algemene vergadering. Het bestuur is bevoegd om, indien nodig, ad interim een bestuurslid aan te wijzen voor de periode tot de Algemene vergadering.
  6. Bestuursleden dienen woonachtig te zijn in het werkgebied van de Dorpsraad.
  7. Bestuursleden dienen politiek onafhankelijk te zijn.
  8. Bestuursleden zijn onbeperkt benoembaar of verkiesbaar.

 

  • Taken en bevoegdheden van de voorzitter
  1. Algemene leiding van en coördinatie binnen het algemeen en het dagelijks bestuur.
  2. De zorg voor uitvoering en besluitvorming van de bestuurs- en openbare vergadering.
  3. Het in voorkomende gevallen optreden als vertegenwoordiger van de Dorpsraad.
  4. Het nemen van beslissingen bij staking van stemmen in de bestuursvergaderingen.
  5. Zorg voor juiste toepassing en naleving van het gestelde in de statuten en het huishoudelijk reglement.
  6. Voorts is hij bevoegd tot delegatie van de hem in dit artikel onder a. opgedragen taken aan de daarvoor beschikbare bestuursleden.
  7. Het opstellen van de agenda, in overleg met de secretaris.

 

  • Taken en bevoegdheden van de secretaris
  1. De leiding over de administratieve gang van zaken binnen de dorpsraad.
  2. Verzorgen van een goede communicatie van de dorpsraad met personen en instanties buiten de dorpsraad.
  3. Het tijdig oproepen voor de bestuurs- en openbare vergaderingen.
  4. Het op de juiste wijze behandelen en archiveren van inkomende- en uitgaande zaken.
  5. Het opstellen van de agenda, in samenspraak met de voorzitter en het verspreiden daarvan.
  6. Het opstellen van de notulen en het verspreiden daarvan.
  7. Zorgt er voor samen met de webmaster dat na elke vergadering of zo vaak als nodig relevante informatie wordt gepubliceerd op de website.
  8. De secretaris is bevoegd tot het ondertekenen van uitgaande post.
  9. Opstellen van het jaaroverzicht en jaarplan.
  10. Opstellen van jaaragenda.

 

  • Taken en bevoegdheden van de penningmeester
  1. De penningmeester is verantwoordelijk voor het beheer van de financiële middelen en de schriftelijke vastlegging van de ontvangsten en uitgaven op een wijze die de volledigheid van de verantwoording van de ontvangsten en de rechtmatigheid van de verantwoording van de uitgaven waarborgt.
  2. De penningmeester is gehouden aan de van kracht zijnde richtlijnen van de gemeente Brummen te volgen en uit te voeren.
  3. De penningmeester doet voorstellen met betrekking tot het financiële beleid van de dorpsraad ten aanzien van het bestedingsplan.
  4. Alle uitgaven van de dorpsraad gaan via de penningmeester door middel van facturen en declaraties, digitaal of op papier.
  5. Het tijdig opmaken van een begroting en financieel verslag t.b.v. de dorpsraadvergadering.
  6. Het aanvragen van subsidie en de opvolging daarvan.
  7. Het opstellen van het financiële jaarverslag.

 

  • Taken en bevoegdheden algemene bestuursleden
  1. De algemene bestuursleden maken deel uit van het bestuur.
  2. De bestuursleden hebben een of meerdere commissies onder hun hoede.
  • Commissies
  1. Een commissie of werkgroep wordt ingesteld door de dorpsraad.
  2. De commissie verzamelt en brengt informatie uit welke van belang is voor besluitvorming van de dorpsraad.
  3. De commissies voorzien de Dorpsraad periodiek van een activiteitenverslag, planning en voortgang.
  4. De samenstelling van een commissie moet zodanig van omvang zijn dat een efficiënte werkwijze gewaarborgd is. Afhankelijk van het onderwerp en de te verwachten werkzaamheden kan het aantal leden variëren tussen 3 tot 9 personen.
  5. Het bestuur kan besluiten personen toe te voegen bij een bepaald onderwerp die een professionele achtergrond hebben die nuttig is binnen de commissie. Dat kunnen ook personen zijn buiten het werkgebied.
  6. Indien deskundig advies betaald moet worden zal te allen tijde het bestuur van de Dorpsraad toestemming moeten geven.
  7. In een commissie heeft in ieder geval minimaal één dorpsraad lid zitting. Dit commissielid kent binnen het bestuur in voorkomende gevallen een vaste vervanger. Gestreefd wordt alle leden van de dorpsraad te betrekken bij het uitvoerende werk van de dorpsraad bij alle activiteiten van commissies.
  8. De commissies brengen gevraagd of ongevraagd advies uit aan de Dorpsraad. Deze beslist over de uitgebrachte adviezen.
  9. De commissies kiezen uit hun midden een voorzitter. Deze is belast met het leiden van de vergadering en het uitvoeren van de gemaakte afspraken.
  10. Een commissie kan een tijdelijk of permanent karakter hebben.
  11. In de algemene en interne vergaderingen van de Dorpsraad worden de lopende commissies besproken.
  12. Indien financiële middelen ter beschikking gesteld moeten worden, dient de commissie jaarlijks een verzoek in bij de penningmeester.
  13. Leden van commissies kunnen bestaan uit vertegenwoordigers van in de wijk werkzame organisaties, instellingen, verenigingen en uit belangstellenden, die het doel van de commissie onderschrijven.
  14. De commissies zijn autonoom in het beleggen van de vergadering en dragen zorg voor het uitnodigen van hun leden en verslaglegging.

 

 Vergaderingen

 

  • Openbare vergaderingen
  1. Openbare vergaderingen dienen tenminste 14 dagen van te voren bekend te worden gemaakt.
  2. De vergadering dient, indien mogelijk, te worden gehouden binnen de dorp.
  3. De vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter of diens vervanger.
  4. De vergadering is openbaar.

 

  • Jaarvergadering
  1. Op de jaarvergadering komen in elk geval aan de orde:
  2. Vaststelling notulen vorige jaarvergadering.
  3. Goedkeuring jaarverslag, de financiële rekening en verantwoording.
  4. Verslag kascommissie en de benoeming van de kascommissie voor het volgende jaar.
  5. Samenstelling bestuur volgende jaar. Kandidaten voor de functie van bestuurslid van de Dorpsraad kunnen zowel door bestuur als door bewoners worden voorgedragen. De kandidaatstelling dient schriftelijk te gebeuren en is mogelijk tot 24 uur voor de jaarvergadering.

 

  • Interne bestuursvergaderingen
  1. De interne vergaderingen zijn in principe besloten.
  2. Indien gewenst zal het bestuur personen of instellingen uitnodigen als de situatie daarom vraagt.

 

  • Jaarverslag, rekening en verantwoording
  1. Het boekjaar loopt van 1 januari t/m 31 december.
  2. Inkomsten van de dorpsraad bestaan uit subsidie van de gemeente Brummen, schenkingen, donaties en overige baten.
  3. Jaarlijks dient de dorpsraad voor 1 juni aan de gemeente Brummen verantwoording al te leggen voor de bestedingen van het afgelopen jaar.
  4. Het bestuur brengt op de Algemene vergadering zijn jaarverslag uit en doet onder overlegging van de noodzakelijke bescheiden rekening en geeft kennis van zijn in het afgelopen boekjaar gevoerde beleid.
  5. Uitgaven en opnamen door de penningmeester hoger van 250 euro dienen mede geaccordeerd te worden door de voorzitter en de secretaris.
  6. De dorpsraadsleden ontvangen voor hun werkzaamheden geen vergoeding; wel kan een vergoeding van de reëel gemaakte kosten, in het kader van het uitoefenen van hun functie, worden toegekend, middels declaraties.

 

  • Verzekeringen
  1. De leden van de Dorpsraad Brummen en een ieder die direct of indirect vrijwilligerswerkzaamheden uitvoert voor de Dorpsraad zijn via de gemeente Brummen als vrijwilliger verzekerd via de Achmea vrijwilligerspolis afgesloten bij de door de gemeente Brummen gekozen verzekeringsmaatschappij.
  2. Definitie vrijwilliger:
    1. Vrijwilliger is degene die in enig organisatorisch verband onverplicht en onbetaald werkzaamheden verricht ten behoeve van anderen en/of de samenleving waarbij een maatschappelijk belang wordt gediend.
      1. Voor vrijwilligers geldt de volgende maatstaf voor aansprakelijkheid:
      2. De vrijwilliger handelt toerekenbaar rechtmatig en betracht met zorg en een gemiddelde oplettendheid en voorzichtigheid als een bekwaam vrijwilliger in vergelijkbare omstandigheden zou hebben betracht en dusdoende zorgvuldig handelen met op het oog kenbare belangen van derden die hij/zij behoord te zien.
    2. Secundaire dekking:
      1. Voor alle verzekeringen (behalve de Ongevallenverzekering) geldt: deze verzekeringen zijn alleen van kracht voor zover de schade niet is gedekt door een andere.

 

  • Overig
  1. Zaken, waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet, regelt het bestuur.
  2. Het bestuur is bevoegd het huishoudelijk reglement te herzien, maar dit moet in de Jaarvergadering worden vastgesteld.

 

Aldus opgemaakt december 2017 te Brummen.